O objetivo do quadro Kanban é dar visibilidade do processo de produção e do andamento das tarefas. Com isso, fica claro o que está travado por algum problema, permitindo que o time aja rápido na resolução. Além disso, os gargalos de produção ficam nítidos e o facilitador ou Scrum Master, junto com o time, pode melhorar o processo.
Devido aos desafios do dia-a-dia, é comum que o time durante o desenvolvimento acabe desviando o quadro Kanban de seu uso principal. Segue abaixo 5 desvios comuns.
1- Voltar cartões
Algumas vezes um membro do time pode puxar uma tarefa, mas um tempo depois, percebe que esta tem um impedimento, ou ainda, a prioridade das tarefas muda e outro cartão se torna prioritário.
Nesse momento, surge a vontade de voltar este cartão e puxar outro. Não faça isso. Esta tarefa ficará em aberto, exatamente o que o Kanban tenta evitar. Se a tarefa ficar em aberto, pelo menos que isso fique claro no quadro.
2- Criar um cartão a partir de outro
Se as tarefas passam por uma fase de testes, eventualmente os testes vão dar negativo. Nesse momento surge a ideia: “vamos criar um novo cartão para a solução do bug?”
Não caia nessa armadilha. Se cartões começam a ser criados a partir de outros, a noção de progresso e conclusão das tarefas é perdida. Há outras formas de assinalar que foi encontrado um bug ou que ele já começou a ser corrigido, por exemplo, com marcações ou checklists dentro do próprio cartão.
3- Dividir o cartão em dois
Pode acontecer de duas pessoas trabalharem simultaneamente numa mesma tarefa. Dá vontade de criar um cartão para cada um. Mas pense que se cada cartão pode ser dividido, o número de cartões no quadro pode crescer exponencialmente, deixando o quadro muito complexo.
Mantenha a simplicidade. Para resolver esse problema pode-se criar checklists ou sub-tarefas, sinalizadas no próprio cartão.
4- Unir cartões
No desenvolvimento de software o trabalho de equipe envolve a criação de ramificações (branches) do código e depois a união delas para a versão final. Por isso, pode surgir a ideia de unir dois cartões em um, para representar a união das ramificações.
Não só no desenvolvimento de software, mas também em outras áreas, as etapas de produção podem ter outros processos além da execução da tarefa em si. O quadro Kanban deve representar as etapas principais do processo de produção. Os sub-processos ou tarefas auxiliares devem ser representadas de alguma outra forma, como anotações nos cartões.
5- Criar coluna antes do TO-DO ou depois do DONE
As tarefas podem precisar de uma análise antes de começar a ser feita, ou de alguma validação após o desenvolvimento. Estas etapas devem ser incluídas em colunas intermediárias do quadro, inclusive contendo limite do WIP (Work In Progress).
Colunas antes do TO-DO mascaram o início da tarefa e a percepção da quantidade de tarefas em aberto.
Colunas depois do DONE incentivam o famoso: “está pronto, MAS só falta um detalhe”. A verdade é que não está pronto.
É preciso estar claro quando uma tarefa começou e quando ela terminou.
O quadro Kanban deve ser simples e representar o fluxo principal do processo de produção. Outras questões podem ser representadas com marcações, checklists, sub-tarefas ou até documentos fora do quadro.
Desta forma, fica muito mais fácil identificar gargalos e trabalhar na melhoria contínua dos processos.
Caso queira saber mais sobre os princípios do Kanban, veja esta postagem.
Atualização 6/10/2019
O item 5 gerou alguns comentários discordantes. Aliás, obrigado! Comentários construtivos são muito bem-vindos. No método Kanban há o Upstream (pré-desenvolvimento) e o Downstream (desenvolvimento). No caso, o Upstream adiciona coluna antes do TO-DO. Então considere que nesta postagem só foi tratada a parte do downstream.
Piou 